事业单位考试《公文写作》第3章复习讲义:常用公文写作(2)
4.任免通知其正文写法极为规范、单一,只须简明扼要地写明任命或免职的根据和内容。有的还要写明任命、聘用的任期和待遇。制发任免通知一定要注意依法行文。
5.事项通知这类通知涉及的内容和写法都与通告、启事相似,但用法又有不同。使用时要注意,这类通知格式简单,大都篇段合一,直陈其事,简明扼要;少数内容稍多的则采用了多段式或总分条文式等结构形式。
三、通报
(一)通报的特点及作用
通报具有知晓性和指导性的特点,它对下级和有关方面的指导作用重于指挥作用,主要起倡导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。具体说来,其作用是:
1.嘉奖和告诫作用在一定范围内对具体的人和事表扬或批评,借以达到鼓励先进、发扬正气或批评错误、打击歪风邪气的目的。
2.交流作用凡传达重要情况和知照事项的通报,能及时交流信息,上情下达,促进上下级之间、有关部门之间相互了解。
(二)通报的分类
根据通报的作用和应用范围,可将通报分为三类。
1.表彰性通报用于在一定范围内表彰先进。
2.批评性通报用于在一定范围内批评错误,纠正不良倾向。
3.情况通报多用于向有关方面知照应该掌握和了解的信息、动态,以作为工作的参考。
从写法上看,又可分直述式通报和转述式通报。直述式通报是作者直接叙述通报事项,再在此基础上作出分析、评价、处理。转述式通报则是针对附件(如下级报送的情况报告、调查报告、通报、来信等等)所反映的先进事迹、错误事实或严重情况分析、评价,提出处理意见。
(三)通报的写作
1.通报的一般结构
(1)标题有两种写法。一是公文标题;一是新闻式双标题,多是正题加副题,也可写为眉题加正题。前者突出庄重、严肃,后者更鲜明、醒目。
(2)主送机关行文对象有专指的,写明主送机关;普发性的通报,也可不写主送机关,而在文后的发至范围中注明。
(3)正文各类通报写法上的差异体现在正文中,直述式和转述式通报正文的写法也有区别。正文通常采用递进式结构,也有的情况通报采用总分条文式结构。
(4) 落款注明发文机关和成文日期。
2.表彰性通报的写作
这类通报的正文一般包括先进事迹、先进事迹评价、表彰决定、希望和要求四个部分。
先进事迹在直述式通报中,这部分内容直接在通报正文中叙述,写得就详细些。在转述式通报中,这部分内容己出现在通报后面附的材料和公文中,就不再重复叙述,只须概括地强调或突出要点。
先进事迹评价着重表彰先进事迹的通报,应在介绍事迹的基础上说明其意义,分析评议其精神实质。着重突出先进经验的通报,应在介绍先进事迹的基础上,归纳和论述其典型经验,以供人们效法、借鉴。文字要简明,不必过多议论。
表彰决定要写得具体、准确,言简意明。
希望和要求既包括对被表彰者的勉励和期望,更包括对有关方面和群众的希望和号召。要求要切实可行,符合实际;行文要有针对性,做到概括、鲜明,不千篇一律。
3.批评性通报的写作
这类通报的惩戒作用十分突出,除在一定范围内批评处理错误外,着重是要从中吸取教训,引起有关方面和干部群众警觉,以防止类似事件再发生。
这类通报用于批评错误、公布处分决定的,篇幅较短。除批评错误、宣布处分外,侧重于分析情况、总结教训、指导改进工作的,篇幅就要长些。
正文包括错误事实、错误原因和教训、处理决定、希望和要求四部分,可从写作意图和目的出发决定取舍详略。
错误事实部分要围绕通报批评的主要问题,如实反映情况。在直述式通报中这部分要详写,在转述式通报中,错误事实一般在附件中已经说清楚了,通报正文对此则可从略,不必再重复赘述。
错误原因和教训部分,一般要针对错误事实分析原因,点明实质,总结教训,指出危害。要写得准确中肯,实事求是,既不可无限上纲。分析评议要合情合理,令人信服。
处理决定部分要简明扼要。
要求和希望部分是针对错误及其教训,提出切实可行的改进措施和要求,告诫来者,教育大家。
4.情况通报的写作
这类通报内容集中,多为一事一报;写作比较灵活自如,结构因文而定。主要是据实反映情况,分析问题,有的还要针对通报的情况提出要求和希望。行文要突出重点,抓住本质。无论是陈述情况的始末、发展过程,还是分析问题,都要不枝不蔓,语言要简洁、得体。
四、报告
(一)报告的用途
报告可用于陈述以下几方面事项:
1.定期或不定期地向上级汇报工作;
2.向上级反映情况;
3.答复上级机关的查询;
4.说明向上级机关报送文件、物品的情况。
(二)报告的分类
报告可从不同的角度分成各种类型。
1.按报告内容分类
工作报告用于向上级汇报工作进程,反映工作问题,总结工作经验教训。
情况报告用于向上级反映情况,特别是反映调查了解到的重大情况、特殊情况、新情况,比较系统、全面地为上级机关和领导提供社情、民情等信息动态。
答复报告用于答复上级机关的查询、提问;按要求如期汇报执行上级机关某项指示、意见的结果;回答有关代表大会、委员会及其执行机构提出的质询,交付处理的提案、议案的处理意见或处理结果。
报送报告用于向上级机关说明报送有关文件、材料或物品的情况。
2.按报告写作范围分类
综合报告用于反映一定阶段、一定范围的多方面工作情况,注重综合、全面。
专题报告用于反映某一项专门工作或某一方面工作的情况,注重专一性。实际工作中的报告大多是这种类型。
综合报告与专题报告的划分有相对性,有时部门的综合报告对全局而言,就成了专题报告了。
(三)报告的一般结构和写作要求
1.标题有的报告因事情紧迫,还要在文种前加“紧急”二字,以便引起足够重视。如《林业部关于抢救大熊猫的紧急报告》。
2.主送机关。
3.正文不同内容性质的报告,写法不尽相同,但正文结构一般由三部分构成。
报告缘由简明扼要地说明为什么写报告。若无必要也可略而不述。
报告内容这是正文重点所在。内容较多时,可依事情的发展变化脉络、认识处理问题的由浅入深,以纵式结构安排材料;也可按情况、经验、教训或问题的方方面面,以并列的横式结构安排材料,而且常分条列项使层次段落更分明。
决不能在报告中夹带请示事项。
报告结语各类报告一般以“特此报告”、“请审阅”等语作结。也可以不要结语。
4.落款写明发文机关和成文日期。
(四)各类报告正文的写法
1.工作报告
它的正文内容,一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、今后意见等几部分。这类报告篇幅较其他类型报告长,应恰当安排其层次结构。可标出序数分条分项陈述,也可列小标题分部分或分问题写。基本情况,可简要交代时间、背景和工作条件;主要成绩,应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚;经验体会,这是对工作实践的理性认识,要从实际工作中概括出规律性的东西来,以便指导今后的工作;存在问题,是写出工作中的缺点与不足;基本教训,这是分析工作失误的原因和反思值得吸取的教训;今后意见,是提出改进工作的意见,或者提出今后开展工作的建议。不同类型的工作报告,在这些内容上各有不同的侧重点。例文:
四川省人民政府关于去冬今春农田水利基本建设的情况报告
国务院:
去冬今春是我省实施农田水利基本建设“治水兴蜀”战略方针的第二年。按照全国电视、电话会议的部署,我省狠抓了以水利建设为中心,以治水、改土、兴林、修路、办电、建园为主要内容的农田水利基本建设,取得了显著成绩。据统计,从1996年9月1日至于1997年3月底,全省累计投入劳动积累工13.25亿个,日最高峰上工人数达1900万人,共投入资金37.24亿元;累计完成土石方量9.12亿立方米;动工各类水利工程项目102万个,完成92万个,占动工数的92%;完成新增有效灌面67.7万亩,改善灌溉面积560.3万亩;新修江河堤防110.8公里解决了144万人、136万头牲畜的饮水困难;小水电新装机7.8万千瓦;新建微水工程24万多口、山平塘3182口、人工井114万口、救生高台162个;改造中低产田土178.44万亩,治理水土流失2457平方公里;完成成片植树造林166.5万亩,零星植树1.79亿株;新建县乡标美路1580公里;全省农机系统完成了7.45万台、77.5万千瓦提灌机械的修复改造,恢复改善灌面150万亩,新增提水控灌面积9.75万亩,冬蓄提水完成6.5亿立方。其主要做法和特点是:
一、领导重视,真抓实干……
二、因地制宜,突出重点……
首先,突出治水。
其次,实行山、水、田、林、路统一规则,综合治理,分类实施。
三、深化改革,增大投入……
四、广泛宣传,持续发展……
五、激励先进,开展竞赛……
一九九七年x月x日(印章)
2.情况报告
情况报告常用于向上级汇报下列事项:
(1)严重的灾害、事故、案情、敌情;
(2)重要的社情、民情,如社会生活中的新动态和上级某项有关国计民生的新政策、新规定的贯彻执行情况及群众反映等;
(3) 督促办理或检查某项工作的情况,如财务、税收、物价、质量、安全、卫生等项工作的检查结果;
(4)举办重大活动、召开重要会议的基本情况,各级各类代表会议的选举结果等;
(5)对某项工作造成失误和问题的检讨与反思;
(6) 其他重要的、特殊的、突发的新情况。
情况报告多数写成专题性报告,其写法不强求一律,但都要力求做到:
第一、内容集中、单一,突出重点,抓住事物本质,实事求是地反映情况。
第二、把情况和问题讲清楚,把事情的经过,原委、结果、性质写明白。
第三、若要提出处理意见和建议,要写得具体、明确、简要,尤其要注意提出意见、建议的写作角度,不能在报告中夹带请示事项。
第四、理顺文章思路和结构,无论是纵式结构还是横式结构,都要脉络清楚,层次分明。
第五、情况报告写作要及时,以便让上级机关和有关领导尽快了解重大、特殊、突发的种种新情况。
3.答复报告
答复报告的内容要注意针对性,有问必答,答其所问,以示负责。表述要明确、具体,语言要准确、得体,不可含糊其辞、模棱两可。它的正文包括答复依据和答复事项两部分内容。答复依据指上级要求回答的问题,要写得十分简要,有时一两句话即可说明。答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果,既要写得周全,又不要节外生枝,答非所问。正文写法比较灵活,或先写依据,后一并答复;或边写依据,边逐一答复。
4.报送报告
这类报告正文极为简单,有的甚至三言两语一篇,把情况说明就行。例如;“现送上我县参加 《xx市首届妇女美术作品展览》的作品巧件及作者介绍资料11份。请查收。”至于向国务院法制局报送地方性法规和行政规章的备案报告,国务院办公厅则对其格式作了统一规定。
五、请示
(一)请示的用途
具体说来,遇到下列问题需要用请示行文。
1.对上级有关方针、政策、指示或法律、法规不够明确或有不同理解,需要上级机关作出明确解释和答复;
2.从本地区本单位的实际情况出发,需要对上级的某项政策、规定作出变通处理,有待上级重新审定明确作答;
3.在工作中出现了新情况,新问题需要处理而又无章可循、无法可依,需要上级机关作出明确指示;
4.需要请求上级解决本地区、本单位的某一具体问题和实际困难;
5.按上级机关和主管部门有关政策规定,不经请示有关部门批准,无权自行处理的问题;
6工作中出现一些涉及面广而职能部门无法独立解决的困难和问题,必须请示上级领导或综合部门,以求得他们的协调和帮助。
除此之外,凡自己职权范围的工作,经过努力能处理和解决好的问题、困难,应尽力自行解决,不要动辄请示,把矛盾上交。
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