一、公文的格式及要求

　（一）行政公文的基本格式

公文格式结构可分为文头、行文、文尾三要素。

文头部分：

——公文格式代码，又称文件检索代码。

——份号即公文编号。

——秘密等级，分“绝密”、“机密”、“秘密”。

——紧急程度，分“特急”、“急件”两等。

※紧急程度的确定不是根据办事人员的要求，而是根据文件实现要求确定的。以往的情况有不适当的地方。

——文件名称，即公文名称。

——发文写号，包括机关代字、年份、序号三部分，如“桂食药监发〔2005〕×××号”。

——签发人，一般供上行文用，与发文字号在同一行上。

※上报文件的签发人必须是机关主要负责人。

2、行文部分：也称正文部分。包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注等。

——标题。完整的公文标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成。

如《广西壮族自治区食品药品监督管理局关于开展2005年药品专项整治工作的通知》这一公文标题中，“广西壮族自治区食品药品监督管理局”就是发文机关，“关于开展2005年药品专项整治工作”就是事由，“通知”就是文种。

※目前出现的问题通常是：（1）没有发文机关名称；（2）标题不完整；（3）制作不规范，如“关于不批准……”；（4）文种不相称。

——主承送机关。

标注主送机关，要写明其全称、规范性简称或同类型机关的统称。

※上行文的主送机关，特别是请示的主送机关，一般只写一个，对需要同时报送的另一个或数个上级机关，可以用抄报的形式。

※下行文的主送机关，可以有一个或数个，如对下级请示的回复，主送机关就是那个请示的机关；而上级机关对下级机关发布的普发性文件，主送机关则有数个，甚至包括下属所有机关，在这种情况下，主送机关常常使用泛称。

——正文，一般分为开头、主体和结尾三部分。

——附件，可分为两类：

一类是对正文起补充说明或印证参考作用的，附在正文之后。

另一类是借助公文(如命令、通知、报告等)颁发的规章制度以及向上级机关报送或向下级机关批转(或转发)的文件，直接附印在正文后面。

——发文机关，是公文的法定作者。

——成文时间，指文件形成的时间，。

※成文时间不是行文的时间，而是领导签发时间。

——印章，是公文正式成文的标志。

——附注，用以说明公文中其他项目无法说明的各项事项。

文尾部分：包括主题词、抄送机关、印发标记等。

——主题词。

——抄报抄送机关，抄报机关在上，抄送机关在下，名称要使用全称或规范性简称。

——印发标记。

（三）公文写作要点

1、正文事项：内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题或用句子表达。

（1）并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。这种方法的好处是概括面广，条理性强。要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。

（2）递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。

（四）行政公文的语言

公文写作语言总的要求是庄重、平实、概括。

公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。

二、主要公文的写作

（一）请示

根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：请求指示性请示；请求批准性请示；请示批转性请示。

写作要点

（1）主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。

（2）正文部分

1）开头，主要交代请示的缘由。原因要讲得客观、具体、简明；理由要阐述得合理、充分、条理。

2）主体，主要说明请求事项。

——内容要单一。所谓“一事一报”，就是一件事一个请示，实际上，一件事中可以包含多个请求事项。

——请示事项要写的具体、明确、条项清楚、不超出审批机关的职权范围。

——缘由、事实、根据、请示事项要有合理、严密的逻辑性，表达时要有层次性，复杂的还要注意事件发展、逻辑结构、因果等递进性。分层分项写清具体要求并说透理由，提出充足的事实和根据；处理意见要合法、合情、合理、合度，既要符合实际情况需要，也要切实可行，具有可操作性，有利于上级机关的决断和批复。

——结语，习惯用语一般有“特此请示，请予批准（批示、批复）”、“特此请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。

※常见的问题是：A.缘由不清楚、详略不当，没有抓住问题的要害；B.理由不充分，或者过于狭窄，或者缺少必要有力的事实、数据、根据的支撑；C.根据不足、特别是缺乏强有力的根据。关键的事实、重要的时间、必要的数据、充分的根据（特别是相关的法律法规或领导指示、批示）是组成的要素；D.缘由、根据、请求事项杂糅，颠三倒四、翻来覆去，不得要领，E. 结语表达不当，如已经是十分具体、明确的请示，还要写上“以上请示如无不妥，请予批准（批示、批复）”。F.逻辑混乱、层次不清、请求是想表达不清晰、明确、准确。

（二）批复

1、根据内容、性质的不同，批复可分为两类：

一类是审批性批复。

一类是指示性批复。

2、批复的结构、内容和写法

批复由首部、正文和尾部三部分组成。

（1）首部。包括标题和主送机关两个项目内容。

——标题。批复的标题有多种构成形式：一种是由发文机关名称、批复事项、行文对象和文种构成；一种是由发文机关名称、事由和文种构成；第三种是由事由和文种构成；第四种是由发文机关名称加原件标题和文种构成。

——主送机关。

（2）正文。

——开头。首先点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号，以交代批复的根据。

——主体。主要说明批复事项，针对“请示”的内容给予明确肯定（或否定）的答复或具体的指示，一般不进行议论。

（3）结语。一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。

（4）尾部。

※撰写批复应注意的问题

（1）注意行文的针对性。下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。

（2）批复的观点要明确。无论审批性批复还是指示性批复，态度要明朗，不能太原则，更不能模棱两可，以免使下级机关无所遵循。

（3）批复要及时，否则就会贻误工作，甚至会造成重大损失。

（4）批复的行文要言简意赅、言止意尽，庄重周严，充分体现批复的权威性。

（三）报告

（1）综合性报告，或称总结性报告。报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。

——情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式（议论判断）、说明式（用“为了…”）等。

——成绩做法：简要叙述一下工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。

——经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。

——今后计划。

（2）专题性报告正文一般写法：　　

——概述情况。

——说明理由、做法和反映。

——提出意见。

（四）工作总结

1、工作总结可以大体分为：全面总结、专题总结、个人总结三类。

2、总结的结构

（1）标题。由总结的单位、时间、内容或种类组成。如《市场监督处GSP认证工作总结》、《稽查处2005年药品专项整治工作总结》，也可以省略其中一部分，如：毛泽东的《关于打退第二次反共高潮的总结》，其标题不仅省略了总结的单位名称，也省略了时限。

总结的标题根据中心内容、目的要求、总结方向来定。总结标题有单标题，也有双标题。双标题就是分正副标题。正标题往往是揭示主题——即所需总结提炼的东西；副标题往往指明总结的内容、单位、时间等。例如：

监督促进两手抓，上下联动结硕果

——××县分局二○○五年农村“两网”建设工作总结

（2）前言，其目的在于让读者对总结的全貌有一个概括的了解、为阅读、理解全篇打下基础。

（3）正文。要中心突出，重点明确、阐述透彻、逻辑性强、使人信。

正文的基本内容是做法和体会、成绩和缺点、经验和教训。

——成绩和经验。一般写法有二。一是写出做法；二是“寓经验于做法之中”。

——存在的问题和教训。要坚持辩论法，坚持一分为二的两点论，既看到成绩又看到存在的问题，分清主流和枝节。

写存在的问题与教训要中肯、恰当、实事求是。

——结尾一般写今后努力的方向，或者写今后的打算。这部分要精炼、简洁。

※报告、总结中的材料的选择、处理

（1）材料选择的标准、范围、要求

——标准：效能原则。

——范围：服务主题。

——要求：直接有力。

（2）材料处理要点

——取舍

——归纳与剪裁

——修饰与补充

（3）材料的运用

——详略服务于目的，取舍服务于内容，长短服务于需要。

（五）通知

通知一般可分为五种：

一是指示性通知。

二是批示性通知，又称转发性通知。

三是周知性通知。

四是会议通知。

五是任免通知。

3、通知的结构一般由标题、正文和落款三部分组成。

（六）公函

1、公函可以从不同角度分类：

（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求。

（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。

发函即主动提出了公事事项所发出的函。

复函则是为回复对方所发出的函。

（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

2、函的结构、内容和写法

（1）正文。

——开头。主要说明发函的缘由。

——主体。主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

——结尾。

——结语。

※撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

三、公文写作的逻辑性问题

（一）公文写作的逻辑

1、重视逻辑问题，学会思考和构架

公文构思是一个非常复杂的思维过程，是一种创造性的复合性脑力劳动，既有分析、综合，又有归纳、概括，但总体上是一个由大到小，由简到繁，由形式到内容的思考过程。一般是由粗到细，由抽象到具体，由标题到观点，由观点到材料这样一个逐步完善的过程。在这一过程中，掌握其内在规律，学会思考问题的方法十分重要。

逻辑构思是分层次的，不仅大的部分按照是什么，怎么样，为什么，怎么办去思考；问题阐述、层次区分和语言表述也要按照这几个部分构思，层层深入，顺理成章。

2、逻辑构思要讲究顺序

正常顺序是先明确“是什么”，再讲“怎么样”，再讲“为什么”，最后讲“怎么办”。

3、逻辑构思还要讲究重点

公文中，总体设计都是由一些单元块组成的，都离不开逻辑构思问题，比如其中的“情况、特点、问题”回答的是“是什么”；“成绩、收获、做法”回答的是“怎么样”；“原因、经验、教训”回答的是“为什么”；“措施、希望、要求、号召”等回答的是“怎么办”。

这几个问题不能平均用力，而是根据内容的不同要求有所侧重。

如果是经验材料，“怎么样”要讲实，“为什么”要讲深讲透，少讲“是什么”和“怎么办”；

如果是通报，则要多讲“是什么”，精讲“为什么”和“怎么办”。

（二）公文写作的“三段论”

公文基本上都属于议论文的范畴。一篇公文是否成功，主要应该看对以上三个基本问题回答得怎么样，其中特别要研究和回答好“怎么办”的问题。

1、实事求是地回答“为什么”的问题，深刻阐明制发公文的必要性和基本前提

“为什么”就是要回答清楚事物的性质，或者讲概念，或者讲做法，或者讲特点，或者讲问题，都要清楚明白，使受文者知其然，又知其所以然。

对“为什么”的问题，要力图把缘由、事实情况讲足、讲透、讲到位。这样做也是由公文的性质及其所论述的问题决定的。

2、言简意赅地指出“是什么”的问题，阐明事情的本质、现状和基本的含义与内容。

这部分的内容必须阐述精当、定义准确、切中要害。

3、重点研究好“怎么办”的问题，实事求是地回答“怎么办”的问题，是公文的重点和闪光的部分。