第八部分 公文写作与处理

　　第一章公文写作

　　1.公文写作的概念

　　公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改、形成送审的整个过程。

　　公文质量直接关系到机关的工作效率，关系到党和国家方针政策的贯彻，关系到公文本身的效用。公文质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面。在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。

　　2.公文的文体

　　公文的文体是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。公文属应用文体，它除具有应用文体的一般特点外，在表达方式和语言运用上又有它自身的特点：在表达方式上，兼用叙述、说明和议论三种表达方式是公文文体的主要特点；公文在语言运用方面应当做到准确、简明、庄重、得体。

　　3.公文的格式

　　（1）基本数据项目

　　基本数据项目，指所有公文必须具备的项目。

　　①发文机关。用于表明公文的责任者，展示公文的法定权威性。标识发文机关有两种形式：一是由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字构成。这种形式又称版头、文头，采用大号黑体字或初号宋体字在公文首页上端套红标识。另一种是公文落款处标明发文机关的全称或规范化简称，以领导人名义制发的公文，须标明领导人职务。这种形式又称署名。

　　几个机关联合行文时，应将主办机关排列在前。

　　②标题。一般由发文机关名称、内容与文种三部分构成。有版头的公文，在标题中可省略发文机关名称；公布性、知照性公文可只标明文种。

　　③正文。是公文的主体部分，一般要求一文一事。

　　④印章或签署。行政机关的公文除会议纪要外，均需加盖印章。联合上报的非法规性公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关均应加盖印章。

　　⑤成文日期。指形成公文的确切日期。用于表明公文开始发挥效用的时间。确定成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。标注成文日期要求用汉字写全具体的年、月、日。

　　（2）供选择的数据项目

　　①发文字号。由机关代字、发文年号与发文顺序号组成。发文年号位于中间，以方括号括入。发文字号，又称发文编号，用于为检索和引用公文提供专指性代号，便于对公文的统计与管理。一件公文只有一个发文字号，联合行文时，只标注主办单位的发文字号。

　　②签发人标志。指于发文字号右侧标注签发公文的领导人姓名，用于上行文。

　　③主送机关。即收受公文并对公文负主办或答复责任的机关全称、规范化简称或统称。于标题之下靠左顶格标注。

　　④附件说明。指在正文左下方作出的附件标注，用以注明附件的序号、标题，适用于具有附件的公文。

　　⑤附注。指对公文中某些内容或有关事项的注解与说明，其作用在于简化公文正文，便于阅读与理解。

　　⑥主题词。

　　⑦抄送机关。指收受公文并需了解公文内容而不需承担主办或答复责任的机关全称、规范化简称或统称。

　　⑧印发说明。

　　⑨份号。适用于机密、绝密公文。

　　⑩密级。于公文上方分别用汉字标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

　　紧急程度。适用于“特急”、“急件”公文和“特急”、“加急”、“平急”的电报。

　　无正文说明。

　　题注。指对标题的注解或说明，用于注明法规、规章或其他经会议讨论通过公文产生的法定程序与时间。

　　4.公文的稿本

　　公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一内容和形式的文件，在撰写印刷过程中，以及根据使用时的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。同一份文件，根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试行本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。