第二节公文格式

　　公文格式内容包括：公文组成部分(要素)的排列顺序和标识规则、纸张规格尺寸、印刷要求等。(现行公文通用格式见下页图示。)

　　一、公文各组成部分(要素)及其标识规则

　　(一)眉首(文头部分)

　　包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素(组成部分)。位于公文首页上端。这部分用一条与版心等宽的通栏红一色细实横线与主体部分隔开，以使文面美观、醒目。党的机关的文件，其间隔横线正中常有一颗实体五角红星。

　　1.份数序号《条例》作“份号”。党的机关的秘密文件、行政机关的机密和绝密文件均应标明份数序号。份数序号一般用两位阿拉伯数码，置于版心左上角顶格第一行。

　　2.秘密等级和保密期限秘密等级即“密级”，公文的涉密程度标志。分别用“绝密”、“机密”、“秘密”表示。公文标识密级，其作用是表明文件涉及国家秘密的程度与保密要求，唤起受文者警觉，提示其分别采取不同的措施，维护国家安全和利益。

　　公文如需标识密级，顶格标识在版心(文头)左上角(《公文格式》规定标识在右L角，而右上角要用于盖收文章和立卷时写页码号，因此不便再标识密级等)份号之下一行位置，两字之间空1字。如需同时标识保密期限的，在密级之后标识“★”号，然后标识保密期限。

　　3.紧急程度《条例》中作“缓急时限”，表明对公文送达和办理的时间要求的标志。分别用 “特急”、“急件”表示;党的机关公文用“特急”、“加急”表示。其作用是维护公文时效，避免延误。若是紧急电报，则标明“特提”、“特急”、“加急”或“平急”。

　　紧急程度标注在版心(文头)左上角密级下面一行，单独使用则标注在版心(文头)左上角第一行位置。

　　4.发文机关标识俗称“公文名称”，即《条例》所指版头。一般由发文机关(单位)全称或规范简称加“文件”组成(俗称大版头)，居中排一行。确有必要，也可在发文机关(单位)名称后面加一个圆括号()，括号内标标注发文的文种(俗称中版头);或者只列发文机关(单位)名称(俗称小版头)。

　　政府机关公文发文机关标识通常有两种形式：一是《XXX人民政府文件》，俗称为“文件版头”。二是《XXX人民政府》，俗称为“函件版头”。企事业单位可比照使用。

　　联合行文并列儿个发文机关(单位)，但应将主办机关(单位)排列在前。党政联合行文，一 般使用党委机关的公文名称。如联合行文机关(单位)过多，必须保证公文首页显示正文。

　　在民族自治地方，公文名称可并用自治民族文字和汉字，将自治民族文字排列在前。

　　政府机关的上行文，发文机关标识上边缘之上，要留出55毫米的空白作“领导批示域”，供上 级机关领导批示文件用。

　　5.发文字号发出文件的代号，由发文机关(单位)代字、年份、序号构成。其作用在于为检索和引用公文提供专指性较强的代号，为管理和统计公文提供依据。一件公文只有一个发文字号，几个机关(单位)联合发文，只标明主办机关(单位)发文字号。

　　机关(单位)代字(以下简称机关代字)要简洁，一般在两、三个字以内;专指性要强，在一个市、县范围内不能有重复的机关代字;不能将机关代字分列在年份两边。

　　年份(《条例》作“发文年度”)用阿拉伯数字写全，如写为“1999 ", " 2006 "之类。年份置于六角括号〔〕中，不能再标示为方括号[]和圆括号()。年份位于机关代字与序号之间。

　　序号(发文顺序号)每年从1号开始，按先后顺序编到当年最后一份文件为止。序号不编虚位，不用“0”占空位，(即1不编为001)，序号前也不写“第”，以显简明。

　　不同类型的行文，发文字号的位置是不同的。平行文、下行文发文字号位于公文名称下面居中排一行。_上行文发文字号居左空1字。发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽的红色反线(稍粗的线)。 (发文字号只要不贴反线即可。)函件式公文的发文字号位于武文线下1行版心右边缘顶格标识。

　　6.签发人指代表机关核准并签发公文的领导人。_上报党政领导机关的公文，要由本机关(单位)的主要负责人签发，并在公文上注明签发人。签发人位于发文字号同一行右侧，居右空1字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4毫米。

　　(二)主体部分

　　排列在文头的横隔线之下下空2行。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、印章、成文时间和附注。

　　1标题公文式标题由发文机关、事由和文种三部分构成。标题应力求简明、扼要、醒目。为了阅文和管理的方便，公文标题一般要求完整，不能省略发文机关和事由，这样使标题更庄重，也便于一下级引用。发文机关名称应写全称或者规范化简称。

　　标题中除法规、规章和管理规章名称加书名号外，一般不用标点符号。(党的机关公文则要加书名号。)

　　标题位于公文首页横隔红线空两行之下，居中排一行或多行，与正文间隔一行。分行书写时要做到词意完整，排列匀称、美观，人名、地名、词或词组不能拆开分置两行，以免产生歧义。多行书写时，可排列成上小下大的宝塔形、梯形、菱形或等长形。

　　2.主送机关(单位)

　　也称为主送对象、受文对象。要写明对所收公文负实际办理或答复责任的机关、单位或团体的全称、规范简称或统称。写明主要受文者的作用，是概括表明公文的空间效力范围，明确对文件办理、答复负法定责任的机关、单位、团体。因此，主送对象力求明确、具体地写出。

　　第一，上行文尤其是请示，一般只写一个主送机关(单位)，不得多头主送;受双重领导的机关单位向_[级请小，如需同时报送另一个上级机关(单位)，可使用抄送的方式。

　　第二，普发性的一「行文主送对象可使用泛称，如“各市、州、县人民政府，省政府各部门”之类。除特殊情况外，一般不宜使用“各有关单位”之类不明确的模糊称呼。

　　第三，除领导I司志有专门交代者外，所有上报文件都应主送机关而不宜主送领导个人。

　　第四，主送机关位于标题之下、正文之前，从左至右顶格标识，回行时仍顶格。如主送对象稍多时，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，中间用顿号分隔，最后用冒号。

　　第五，公开发布的周知性公文如公告、通告、公报以及法规、规章、管理规章等，可不写主送对象。决定、决议、会议纪要等文种通常也不在正文前写明主送对象，而可在抄送栏内抄送机关的上方，标明“主送”或者“分送”的机关单位。如主送机关单位过多而使公文首页不能显示正文时，也可将主送机关移至抄送栏内，这时其标注方法与抄送栏规定相同。

　　3.正文

　　指公文的内容。这是公文信息的主体部分。其结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第一层为“1.”，第四层为“(1)”。正文中，人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。应当使用国家法定计一量单位。

　　4.附件及附件说明

　　附件指附属于公文正件的其他公文、图表或材料。其自身本来是一个相对独立的实体，一旦被一件正式公文规定为附件后.即成为该公文的一个组成部分，如无专门说明，其效用与正件相同。不是每件公文都有附件，只有内容需要，而又不便写入正文的材料，才用附件反映。附件的作用是：使止文内容具体化、完整化;为受文者正确理解和执行公文提供依据材料或参考材料;被正件确认其作用与效力。

　　公文若有附件的，须在正文后空一行提行空两格标写“附件”，冒号后再分别标明附件标题、份数，后面不加标点符号。有几个附件时，还应用阿拉伯数码标出序号，每件一行。不能笼统写为“附件如文”、“附件X件”。

　　附件原文一般另起一页附在正件版记之后。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件(或带序号)。

　　有些专门为发布法令、法规、规章、管理规章、批转或转发有关公文的公文，是为批准、确认其附件的作用、效力或明令执行其附件而制发的。这类公文的主体内容通常在其附件部分，有些人把这类正件叫做“文件头”或“文件头子”。这类有附件的公文，在标题和正文中，都已写明所发布或批转、转发文件的名称，就不再于正文之后加附件说明标注附件名称了。

　　5.印章及发文机关(单位)署名

　　发文机关(单位)的名称要用全称或者规范化简称。有的公文如命令、政府制发的议案、有些经济文书，也可以不署发文机关(单位)，而由机关、单位主要领导人签署。即在发文机关的位置，写明签署的领导人职务和姓名(或盖签名章)，如“省长XXX”、“县长XXX”、“厂长XXX”、“经理XXX”

　　发文机关(单位)或者领导签署位于正文(附件)后面右下方。联合行文时，一个发文机关(单位)占一行。会议纪要、电报文件、党的领导机关普发性的下行公文，党政领导机关联合下发的公文，通常不加盖印章，而可标识发文机关。除此之外，其他一切公文均应加盖印章。

　　印章是公文的生效标志。除了按规定可以不加盖印章的上述文种外，不加盖印章的公文应视为无效。印章是证实公文作者合法性及公文效力的标志，印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。政府机关公文、企事业单位公文以印章代表发文机关(单位)，就不再标识发文机关(单位)。公开张贴的通告、通知等，一般也应印上套红印章。

　　单一发文印章，应上距正文(附件)1行的空白，下压成文日期。章的上边沿不压正文(或附件)，下边沿盖在年和月上，这就是通常所说的“上不压正文，下骑年盖月”。政府机关和企事业单位联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期。联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关(单位)名称(一可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。党的机关公文既署名又盖印章时，也要将印章下边沿盖在成文日期年月上，以显清晰。

　　当正文(附件)后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

　　印章不能漏盖、错盖，也不能盖得歪歪斜斜或者模糊不清，要端正、清晰无误。

　　6.成文日期

　　指定稿形成公文的时间。(不宜叫做发文时间，因发文时间往往在成文时间之后，是印发公文的日期。)除公文正文中专门说明生效日期者外，公文的成文日期就是生效时间。成文日期通常以领一导人签发的日期为准;联合行文以最后会签单位领导人签发口期为准;凡是经会议通过方能生效的公文，以会议通过日期为准;电报以发出日期为准。成文日期的位置，除法规、规章及决议、决定、会议纪要等会议文件常以签注形式安排在标题之下外，其他都位于正文(或附件)之后右下方，发文机关下面右空4个字距离排一行。成文时间一律用规范小写汉字数码标明完整的年月日，如“二00六年六月三十日”，而不能写为" 2006年6月30 日”或“二○○六年六月卅日”、“二○○六、六、三十”之类。党的机关公文成文日期则用阿拉伯数字标示。

　　发文机关及成文日期也合称为落款。

　　7.附注

　　主要用以标注秘密文件的发送、阅读、传达范围，或用于对不便在正文中直接出现的名词术语及需要说明的有关事项的解释、说明。附注位于公文末页左下方，排列在成文日期之下空1行，提行空两格加圆括号标示，如“(此件发至XX级)”或“(此件传达到XX级)”之类。每项(名词术语、事项等)说明为一个自然段，如两项和两项以上的，每项前标明序号。