公文办理程序

第一节 公文办理程序概述
公文办理程序：就是指公文在机关内部形成到运转处理所必须经过的一系列环节。

第二节 收文办理程序
收文：是指机关文书部门收进行外文单位发来的文件材料。
收文办理：是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。
过程包括：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。分述如下：
（1）.签收、拆封和登记
1）.签收。是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。
机关的收文主要有三个来源：
一是机要交通送来的机要件；
二是邮局送来的挂号函件和电报；
三是外机关和部门直接送来的文件材料。
对照公文投递单或送文登记簿认真清点，做到四查清：
1.查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；
2.查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致；
3.查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因；
4.查清文件的登记件数与实有件数是否相符。
2）.拆封。
1.对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。
2.密件则应交机要文书或机要室拆封。
3）.登记。就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，经保正文件的收受和处理。
公文登记的作用主要有：
1.便于管理和保护文件，防止积压和丢失；
2.便于检查和检索文件；
3.便于文件的统计和催办工作；
4.作为核对与交接文件的凭据。
公文登记的具体范围：
1.上下级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件；
2.下级机关文件。包括请示、报告性文件；
3.重要的带有密级的刊物、资料；
4.其他机关商洽问题和需要答复的文件；
5.上级机关召开会议印发的会议文件材料。
不必登记的材料和文件：
1.各种公开的和内部不保密的出版物；
2.一般的公开信和不应拆的私人信件；
3.已被综合性文件包括的文件材料；
4.行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等；
5.领导“亲收”、“亲启”件，这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。
外收发文登记项目包括：收到文件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文封皮号、密级、分送部门、签收、备注等。（外收发使用的《收文登记簿》）
内收发的收文登记主要项目应包括：收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题或摘由、密级、份数、承办单位、签收人、复文号、归入卷号、备注等。
收文登记的形式：薄册式、联单式、卡片式 。
（2）.分发和传阅
1.分发。亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。
分发的原则和具体要求是：5点。略。
2.传阅。是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。
属于传阅件之列的主要包括：
1.上级机关的指导性文件或重要会议文件；
2.需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等；
3.机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。
传 阅文件应当注意的问题：
1.传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象；
2.传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”；
3.在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理；
4.每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。
（3）.拟办、批办与承办
1）.拟办。是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。
做好拟办工作，要做到以下几点：