三、版记部分格式
公文版记部分格式主要包括：
1、主题词
2、抄送机关
3、印发说明
版记部分格式
一主题词
主题词由反映文件内容的规范化名词或名词性词组组成， 作公文主题检索使用，标注在
发文机关落款的左下方。主题词一般是在本系统或本单位所编制的主题词表中选取，词与词
之间空一个字的位置。正式文件均应标注主题词。主题词的个数一般不限，但最多不超过７
个，其前后排列次序可根据需要有次序地排列。
版记部分格式
二抄送（含抄报、抄发）机关
用以标明需要了解公文内容的机关名称。标注在主题词横格线之下左侧顶格处，注明抄
送或抄报、抄发，之后加冒号，后面以机关性质、职权、隶属关系及其他逻辑关系，标注抄
送机关的全称或规范化简称。对上级机关用“抄报”，对同级和不相隶属的机关用“抄送”，
对下级机关用“抄发”。
版记部分格式
三印发说明
又叫“印制版记”
，标明公文印发部门名称、印发日期。印发部门名称和日期置于文件
末页下端。
公文格式其它要求
一公文用纸规格
国内公文用纸一般采用国际标准Ａ４型纸（长２９７ 毫米×宽２１０毫米）。
二书写形式
公文中所涉及的文字符号一律采用从上至下、自左向右的横写横排的形式，正文文字每
行长度与图文区宽度相等，字距、行距以便利阅读和庄重为原则，尽量做到匀称、整齐。
正文中数字表示多层结构时，可用如下标识方法：
第一层：一、二、三、四……
第二层：
（一）（二）（三）（四）……
第三层：１、２、３、４……
第四层：
（１）（２）（３）（４）……
（三）常用的主要公文种类
1、决定
（1）功能
适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关
不适当的决定事项。
（2）分类
A.法规政策性决定。
如《关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定》
B.重要事项的决定。
如《中共中央关于加强同人民群众联系的决定》
C.奖惩决定。
如《国务院关于处理“渤海二号”事故的决定》
2．通告
（1）功能
适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项
（3）分类
法规性通告
知照性通告
通告不写抬头，无主送单位。
通告与公告的区别
内容重要性不同
对发文机关限制性有较大不同
发布范围有所不同
3．通知
（1） 功能
适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办
理和需要有关单位周知或者执行的事项。
（2） 分类
a.发布指示的通知
b.颁发规章的通知因在行政公文文种本资.料来源于贵-大_在_线 WWW.ｇZU521.NET 中没有条例、规定、办法、细则、方案等文种，
所以在发布这类规章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。
如人事部关于印发《人事争议处理办案规则》和《人事争议仲裁员管理办法》的通知
被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。
c.批转、转发文件的通知
d.晓谕性通知
e.任免通知（人事任免用决定和通知的区别）
4．通报
（1）功能
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（2）分类
表彰通报：介绍先进事迹＋先进事迹意义＋表彰决定＋希望号召
批评通报：错误事实＋错误性质分析＋ 惩罚措施＋提出希望要求
情况通报：缘由目的＋情况信息＋希望要求
5．意见
（1）功能
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（2）分类
规划性意见
实施意见
具体工作意见
6.批复
（1）功能
适用于答复下级机关的请示事项
与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表示对请示事件的意见
如《国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林市的批复》
主送机关一个，即发出请示的下级机关
以上6 种为下行文。
7．报告
（1）功能
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。
（2）类型
a、工作报告
b、情况报告
c、建议报告
d、答复报告
e、报送报告
8、请示
（1）功能
运用于向上级机关请求指示、批准
（2）应用范围
a、遇到问题无法解决，需要上级指示
b、处理较为重要的事件和问题，要上报批准
c、遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助
d、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答
e、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁
f、请上级领导参加活动，指导工作
（3）分类
a、请求指示的请示
b、请求批准的请示
主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式
只能主送上级机关，不能送领导者本人
不得越级
请示，必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电话
常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，特此请示，请予批复等）
以上两种为上行文
9.函
（1） 功能
适用于不相隶属机关之间商洽合作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（2） 分类
a. 公函和便函b. 发函和复函
函是平行文，写法特别要注意用语分寸。
10．会议纪要
（1）功能
适用记载、传达会议情况和议定事项。
（2）分类
a. 决策型
b. 交流型
c. 研讨型